Чем регламент отличается от положения: описание и отличия

Несогласованность с практикой

Важно доверять создание регламента сотруднику, имеющему непосредственное отношение к рабочей деятельности на предприятии. Предположим, организация стала очень крупной

Руководство вполне может позволить себе сформировать специальную службу, в задачи которой будет входить решение вопросов о развитии. Соответственно, отдел поставит задачу описать все процессы предприятия. Но цель этого мероприятия им неважна. Если регламент составляют люди, не привлеченные к реальной деятельности, то руководящий ею сотрудник исполнять схему не будет. Соответственно, документ работать не имеет смысла.

История технического регламента в России

Данный вид документов должен был сменить прежнюю систему стандартизации и урегулировать вопросы безопасности. Система ГОСТов устарела и не соответствовала современным условиям, к тому же она была очень запутанной. В итоге обязательное сертифицирование всей продукции стало формальностью. Государственные органы, занимающиеся этой процедурой, получили возможность найти какие-либо несоответствия. И, как правило, продукция проходила сертификацию за взятку.

Понятие «технический регламент» было введено в России в 1996 году. Согласно этому изменению, оно определялось как установленные характеристики услуги или продукции, связанные с ними процессы и методы производства. А в 2003 году вступил в силу новый закон, который заменил десятки тысяч устаревших ГОСТов на ряд регламентов, обобщающих и упрощающих решение ряда вопросов. Этот документ включает также требования к символам, терминологии, упаковке, маркировке или же полностью посвящается этим вопросам.

Общий ответ на вопрос о том, что такое регламент (работы, генеральный и др.), звучит следующим образом: это документ, который принят соответствующими органами власти и содержит обязательные правовые нормы.

Нюансы

Важно, чтобы каждый сотрудник четко представлял, что ему нужно делать и как достигнутые результаты отразятся на его заработке. Именно поэтому необходимо обсудить регламент перед его утверждением

Ключевая роль в отводится, разумеется, руководителю рабочей группы (проекта). В задачи этого специалиста входит постановка острых вопросов. Он должен уметь представить четкую модель процесса. Каждый участник видит картину своими глазами. Необходимо добиться единого понимания. Каждому участнику необходимо объяснить ответственность в создании регламента. В большинстве случаев коллективы скептически относятся к внедрению такого документа. В зависимости от сложности процесса, введение регламента занимает 4-12 мес.

Как написать регламент: пошаговая инструкция

Руководитель должен принять решение, какую должность в организации предстоит регламентировать. Логичнее начинать с работы, приносящей прямую прибыль организации, то есть с продажников. Или с работы, в которой сотрудники допускают больше всего ошибок и просчетов.

Условно данная задачу делится на несколько этапов:

Подготовительный

Назначение лиц, ответственных за составление документа.
Обсуждение предстоящего процесса с исполнителями для учета их интересов и предложений.
Вовлечение опытных кадров к разработке инструкций и стандартов.
Составление графика совещаний для контроля разработки.

Постановка целей

Определяемся, какую область деятельности будет регулировать инструкция. Вот несколько вариантов:

Стандартизация процессов с разработкой единых стандартов для всех ее отделов.
Оптимизация деятельности предприятия (повышение производительности труда, сокращение раздутого штата, совершенствование процессов).
Повышение качества продукции (услуг), снижение брака, несчастных случаев на производстве.
Установка эффективных взаимосвязей между отделами.

Утверждение формы

Документ должен содержать следующую информацию:

Название организации.
Наименование документа.
Уникальный номер, дату, место создания.
Наименование утверждающего органа, дату утверждения.
Подписи лиц, согласующих документ.

Вне зависимости от вида, содержит следующие разделы:

Введение. В нем указываются цели, назначения, сферу применения документа. Также в данном разделе присутствует информация о лицах, ответственных за его разработку, утверждение и соблюдение.
Общие положения. Описывает задачи, для решения которых был разработан, а также все правила, стандарты, требования, которые должны соблюдать работники. Кроме того, в разделе указываются процедуры принятия и отмены регламента.
Назначение. Краткое описание регламентируемого процесса.
Область применения. Здесь содержится информация о задействованных объектах, процессах.
Термины, определения.
Нормативные ссылки на законы, базовые документы, действующие в отрасли.
Описание процессов, методов с указанием ожидаемых результатов деятельности.
Зоны, виды ответственности (административная, дисциплинарная).
Виды контроля и лица, ответственные за его выполнение.
Методическое руководство, определяющее правила, обязательные для всех исполнителей.
Инструкции для работников и отдельных подразделений.
Порядок внесения уточнений, изменений в документ.
Приложения в виде справочников, схем, форм, таблиц, другой дополнительной информации, необходимой для составления соответствующей документации.

Согласование

Финальный проект регламента утверждается после обсуждения с сотрудниками, руководством, инвесторами компании. После согласования документа руководитель издает соответствующий приказ. С этого момента организация работает по утвержденному регламенту.

Оформление

При создании титульного листа документа желательно соблюдать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 при создании титульного листа. Структурировать информацию при помощи маркированных списков. Использовать заголовки, разделы и подразделы для понятной подачи информации. Писать в регламенте нужно систему ссылок для быстрого доступа к разным разделам документа. Финальную версию сохранять в нередактируемом формате для защиты от случайных или сознательных изменений, чтобы править документ мог только определеннный круг лиц.

***

В чем различия между инструкцией и регламентом? | Вопросы подписчиков

Подскажите, можно ли написать инструкцию по делопроизводству и заменить название «инструкция» на «регламент»? Директор считает, что инструкция является справочным документом. В его понимании нужно создать какой-то «строгий» нормативный документ, например «Регламент работы с документами», так как слово «регламент», по его мнению, воспринимается психологически лучше.

В свою очередь, хочу задать вопрос: можно ли мальчика назвать девочкой? Назвать, конечно, можно, но мальчик, скорее всего, обидится. Так же и с документами: назвать можно, правда, документ, как существо бессловесное, не обидится и слова плохого по этому поводу не скажет. Но это шутка, а если всерьез, то при выборе вида издаваемого документа все-таки нужно исходить из назначения документа, т.к. у каждого вида документа оно особое. Если бы можно было легко один вид документа менять на другой, наверное, нам вообще виды документов не понадобились бы: тогда можно было бы все документы называть просто «документ», но такого же не происходит. Сложившаяся в настоящее время система видов документов – результат многовекового развития документа, в ходе которого происходила специализация документов, приспособление документов по форме и способам фиксации содержания под потребности системы управления. В чем же в таком случае заключается различие между инструкцией и регламентом?

Инструкция – нормативный правовой акт, регулирующий организационные, технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организации (как правило, содержит детальное, пооперационное описание последовательности и содержания действий при выполнении какой-либо работы (услуги)).

Регламент – нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности коллегиального (совещательного) или иного органа управления.

Разновидность регламента – административный регламент – это документ, устанавливающий порядок (последовательность) осуществления административного или бизнес-процесса, как правило, с указанием последовательности этапов (шагов), сроков их выполнения, видов документов, создаваемых или используемых в ходе реализации процесса.

Инструкция и регламент – это нормативные документы, то есть документы, которые устанавливают нормы, предназначенные для многократного применения; это документы, утверждаемые руководителем организации и обязательные для применения.

Поскольку инструкция – нормативный документ, она никак не может быть справочным документом.

Из сказанного следует, что если вашей организации необходим документ, который установит порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания документов до организации хранения документов, включая организацию документооборота, то это должна быть инструкция. Если же вам нужен документ, который, например, установит порядок организации внутренней деятельности организации в целом, руководства или каких-либо органов (коллегиальных, совещательных, экспертных и др.), то следует разрабатывать регламент.

Работа над ЛНА

Стандартизации подлежат также процессы работы над ЛНА – от разработки проекта до передачи на хранение.

Подготовка проекта

Исполнитель приступает к работе над ЛНА в двух случаях: по собственной инициативе или исполняя задание руководства. Задание может быть изложено в распорядительном документе, поручении, резолюции на письме или записке. Его лучше задокументировать, чтобы рассчитать срок подготовки проекта ЛНА. Что касается инициативы, то ее можно и ограничить. Например, некоторые компании устанавливают в своих регламентах, что инициировать ЛНА может только структурное подразделение статусом не ниже управления.

Согласование

Проекты ЛНА подлежат обязательному согласованию. Рекомендуется установить не только «универсальный» состав согласующих лиц, но и сроки согласования

Важно, чтобы сроки не противоречили тем, что установлены в уже действующих делопроизводственных регламентах (например, инструкции по делопроизводству)

И состав согласующих лиц, и сроки согласования для ЛНА можно взять из Примерной инструкции по делопроизводству (пп. 4.4 и 4.6 соответственно).

Утверждение

Главное, что необходимо установить относительно утверждения ЛНА в компании, – то, что утверждение возможно двумя способами: лично должностным лицом и распорядительным документом.

Личное утверждение используется, когда ЛНА может быть введен в действие немедленно. Утверждение приказом – когда между утверждением и введением ЛНА в действие нужно еще что-то сделать, например, ознакомить сотрудников, которые будут работать с новым документом, обучить их и т.д.

Рекомендуется применять в организации оба способа утверждения документов.

Регистрация

Если организация регистрирует свои ЛНА, то правила регистрации тоже устанавливаются регламентом. Необходимо написать, где именно происходит регистрация (обычно это система электронного документооборота), и описать структуру регистрационных индексов.

Ознакомление

Ознакомление с ЛНА компании организуют по-разному. Существуют книги ознакомления, листы ознакомления, об ознакомлении с иным ЛНА работник расписывается прямо в трудовом договоре. Все нужно привести к единообразию. Пожалуй, оптимальный вариант – это лист ознакомления, который является неотъемлемой частью каждого ЛНА.

Внесение изменений

За время действия многих «долгоиграющих» ЛНА в них не раз могут вноситься изменения. Порядок внесения описывается в регламенте. Указываются виды изменений ЛНА, обязанность вносить их распорядительным документом, а главное – как внедрить изменения в уже действующий документ.

Отмена

Каждый ЛНА действует или до своей отмены, или до ликвидации организации. Но большинство все-таки проходят через процедуру отмены. Обычно ЛНА отменяют путем издания распорядительного документа. Об этом нужно упомянуть в регламенте.

Хранение

Как правило, ЛНА – документы постоянного хранения. После отмены они передаются в архив организации и там проходят полную архивную обработку. Не нужно расписывать подробности – для этого есть специальные ЛНА по хранению. Достаточно сослаться на них.

Предлагаем вам пример инструкции по работе с локальными нормативными актами (Пример 3).

Резюме

1. «ЛНА об ЛНА» необходим на зрелом этапе жизненного цикла организации, когда все установившиеся процессы регламентируются.

2. В «ЛНА об ЛНА» устанавливаются виды ЛНА, используемые в организации, правила их структурирования и оформления.

3. В «ЛНА об ЛНА» устанавливаются общие правила (независимо от вида ЛНА) подготовки проектов, согласования, утверждения, учета, изменения, отмены, хранения регламентирующих документов организации.

Отсутствие гибкости

Многие ответственные лица стремятся к максимальной детализации. Такая ситуация обуславливается незнанием отличий между составлением регламента и описанием реальных производственных процессов. Если стоит задача автоматизации операций, их детализация призвана помощь работникам. Потребность в регламенте возникает тогда, когда в производстве задействовано много людей. Их действия часто дублируются, однако каждый человек трактует ту или иную операцию по-своему. Регламент направлен на снятие разногласий. Следует учитывать, что сотрудники организации должны обладать определенной свободой в действиях, позволяющей принять то или иное решение в зависимости от ситуации. К примеру, клиенту можно ответить незамедлительно, а не по истечении какого-то времени.

Правила применения регламентов

Все сотрудники должны быть ознакомлены с документом. Для этого организуется аттестация или собираются подписи с работников о том, что они обязуются выполнять требования, прописанные в регламенте

При этом важно, чтобы каждый исполнитель понимал, что от него требуется. Если документ написан сложным языком, его стоит упростить, избавить от лишней воды и канцеляризмов

Информация в нем должна быть представлена в доступной и понятной форме.

Для проверки выполнения регламента разрабатывается система отчетов, проводятся совещания с участием работников и руководителей, устанавливаются контролирующие программы на компьютеры работников. Чтобы внедрение регламента не вызывало отторжения у исполнителей, у них на руках должны быть подробные инструкции. Работу без нарушений следует поощрять. При наличии проблем или спорных вопросов, сотрудники должны иметь возможность обращения в техническую поддержку.

***

Чем отличается

Отличие регламента от инструкции затрагивает много моментов. Это касается структуры документов, целей их применения и других нюансов.

Цели использования на предприятии

Регламентации часто подлежит следующее:

процессы, которые требуется регламентировать по законодательству;
типовые процессы;
процессы, в которых участвует много людей и объектов;
дорогостоящие процессы;
процессы, которые важны для клиентов;
процессы, которые нуждаются в повышении прозрачности.

Для кого

С правовой точки зрения, регламенты и инструкции регулируют горизонтальные взаимодействия подразделений и работников организации. Это значительно упрощает процесс управления. При этом действие регламента может распространяться и на государственные управленческие органы.

По содержанию

Организации часто регламентируют следующие процессы:

обслуживание клиентов и развитие отношений с ними;
обеспечение организации требуемыми ресурсами – к ним относят управление платежами, договорами, персоналом;
обеспечение работы самого предприятия – это касается безопасности и документооборота, функционирования управленческих и контролирующих органов.

Мнение эксперта
Карнаух Екатерина Владимировна
Закончила Национальный университет кораблестроения, специальность “Экономика предприятия”

Инструкции часто затрагивают профессиональные обязанности сотрудников компании или порядок выполнения определенных производственных процессов.

Кто разрабатывает и утверждает в организации

Разработкой документации занимаются соответствующие подразделения компании. Так, должностные инструкции составляет отдел кадров, а регламенты – узкоспециализированные отделы. В любом случае, утверждением таких документов занимается руководство компании.

Сроки хранения

Длительность хранения документации зависит от ее разновидности. К примеру, должностные инструкции хранятся в течение 75 лет или постоянно. При внесении изменений старый документ требуется утилизировать спустя 3 года. Регламенты хранят, пока они остаются актуальными.

Чем регламент отличается от положения: описание и отличия

Регламент – это технический документ, в котором фиксируется свод правил, которые касаются определенной отрасли. Эти правила могут относиться как к отдельно взятой организации, так и к целому союзу государств.

Положение – свод взаимосвязанных норм, регламентирующих узкую область жизни организации, общества или государства. С их помощью определяется порядок формирования и обеспечения работы учреждения. Оба этих документа являются техническими и издаются по мере необходимости. Они взаимодополняют друг друга и затрагивают немало пересекающихся вопросов. Положение создает общую базу для определенной сферы жизни, а в регламенте фиксируются более конкретные вопросы. Регламенту не нужны уточнения.

Что несут в себе данные документы

Положение – в положении регламентируется общие права, обязанности, правила для организации работы определенного структурного подразделения.

Регламент – более точный документ, в котором изложены по порядку все шаги, которые должны выполняться участниками, с заданными сроками, стоит отметить, что все эти шаги и сроки устанавливают для себя сами участники процесса, с целью достижения желаемого.

Положение

Положение – свод норм, регламентирующих узкую область работы учреждения. Положение имеет свою определенную структуру написания, а именно:

Название органа, который выпускает документ.
Гриф утверждения.
Заголовок.
Констатация.
Основной текст.
Подпись ответственного за подготовку документа и дата.

Обязательными к выполнению являются пункты 2 и 5. В некоторых случаях при создании положения пункты 1 и 2 объединяются. Пункт 6 обычно необходим, если подготовку и утверждение документа производят разные люди.

Как правило, заголовок текста положения должен отвечать на вопрос «О чем?». Заголовок к инструкции должен содержать в себе ответ на вопрос «Кого? Или Чья?» В констатирующей части указывается назначение нормативного акта и ответственность, которую будут нести нарушители установленных правил и технологий. Эту часть документа выделяют.

Регламент

Регламент – документ, в котором определены правила, согласно которым, участники определенного процесса обязуются взаимодействовать в соответствии с требованиями указанными в регламенте. Цель регламента – взаимодополняемая и взаимовыгодная работа сотрудников организации, уравнение их прав и обязанностей. Эта цель достигается за счет четко установленных правил, которые прописаны в регламенте.

Регламент можно рассматривать как своего рода договор, который заключают между собой работники одной организации, для достижения единой цели. Зачастую, работники одной организации идут к единой цели, но разными путями. Цель должна быть достигнута и именно поэтому участники одного процесса создают регламент, по которому потом и происходит рабочий процесс. В его разработку включаются все участники процесса, а также потребителя результата данного процесса.

Регламент может корректироваться, в него могут быть внесены дополнения и изменения. Это вполне нормальный рабочий процесс. Бывает так, что изменений и дополнений становится слишком много и тогда следует выпускать новую, обновленную версию регламента.

Регламент имеет достаточно сложную структуру:

1. Общие положения.
1.1. Назначение.
1.2. Область применения.
1.3. Нормативные ссылки.
1.4. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений.
2. Термины, определения и сокращения.
2.1. Термины и определения.
2.2. Сокращения.
3. Описание требований, процессов, методов работы.
4. Ответственность.
5. Контроль.
6. Приложения.
6.1. Классификаторы и справочники.
6.2.Формы и правила оформления документов.
6.3. Схемы процессов.
6.4. Алгоритмы расчетов.
6.5. Таблицы ролей исполнителей процессов.

Главные отличия регламента от положения

Значимость обсуждаемых вопросов. Положение включает лишь общие вопросы, а в регламенте все вопросы рассмотрены более глубоко.
Конкретизация. Регламенты, в отличие от положений, конкретизируют вопросы более точно и в деталях.
. Положение – это круг общих вопросов, а регламент – это правила и требования.
Наличие технических требований. Положение включает поверхностные вопросы, в регламент включены требования и правила.

Организация разработки и внедрения регламентов

Для разработки документа важно объединить усилия и знания руководства и сотрудников. Алгоритм разработки регламента:

Алгоритм разработки регламента:

Определить предмет регламента
Обратите внимание, возможно, вы видите постоянные конфликтные ситуации между сотрудниками, значит надо договориться, как будет происходить взаимодействие.
Провести собрание

Соберите всех заинтересованных сотрудников, которых касается этот регламент, объясните важность его создания, как это облегчит жизнь команде.
Описать регламент
В схемах и таблицах нужно отобразить рабочие процессы и их особенности. Это может фиксировать либо один человек, либо каждый сотрудник о своем участке работы.
Обсудить

Донести до всех участников новые регламенты, выслушать их мнения, внести корректировки.
Утвердить. Каждый сотрудник изучает регламент, подписывает и обязуется выполнять его правила. Теперь команда работает по новому стандарту.

Также руководитель может проводить тестирования сотрудников по регламентам, чтобы оценить, насколько хорошо в коллективе закрепились новые правила.

Контролируйте маркетинг и получайте больше продаж с услугой сквозной аналитики Calltouch. Вы сможете делать выводы об эффективности маркетинга на основе полных данных и оптимизировать рекламу.

Сквозная аналитика Calltouch

Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

Узнать подробнее

Регламент как свод правил

Изредка термином «регламент» обозначают также свод каких-либо правил, применяемых в определенной узкой сфере жизнедеятельности. В данном значении регламент не является нормативно-правовым актом, однако также используется для регулирования поведения граждан при проведении определенных мероприятий.

Так, часто принимаются регламенты проведения спортивных соревнований, которые распространяют свое действие только на участников данных мероприятий, имеют ограниченное время действия. Другим редким обозначением регламента является название нормативно-правового акта неограниченного распространения, который выражает властные полномочия органов управления государством, однако в России таких актов не выпускается.

О Регламенте Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Совет 2: Что в себя включает технический пожарный регламент

Основные положения технического регулирования в области пожарной безопасности и общие принципы ее обеспечения регламентируются федеральным законом от 22 июля 2008 года № 123-ФЗ. Именно в соответствии с ним осуществляется защита жизни и имущества граждан, юридических лиц, а также государственного и муниципального имущества от пожаров.

Инструкция

Технический пожарный регламент описывает общие принципы обеспечения пожарной безопасности, устанавливает систему классификации и терминологию. Кроме того, в нем прописаны и конкретные нормы при проектировании, строительстве и эксплуатации поселений, городских округов, зданий, сооружений, строений, а также требования к производственным объектам, технике и продукции общего назначения.

В документе разъяснены такие понятия, как аварийный выход, безопасная зона, взрыв, взрывоопасная смесь, взрывопожароопасность объекта защиты, горючая среда, допустимый риск, источник зажигания, класс конструктивной пожарной опасности, необходимое время эвакуации, объект защиты и т.д. и т.п. – всего 50 терминов. Точная терминология позволяет исключить любую двусмысленность при трактовке строк документа.

Статьями регламента устанавливаются правовые основы технического регулирования в области пожарной безопасности, правила ее обеспечения для различных строений. Даны классификации возгораний и пожарной опасности веществ и материалов, технологических сред, пожароопасных и взрывоопасных зон и т.д.

На каждом предприятии действуют локальные документы, регулирующие его деятельность. Одним из самых значимых считается регламент взаимодействия между отделами (образец
документа будет описан далее). Для руководителя организации он является эффективным инструментом управления. Рассмотрим подробно образец регламента взаимодействия между отделами
.

Заключение

Регламент необходим каждой компании для наведения порядка и поддержки дисциплины сотрудников. Благодаря этому документу обозначаются зоны ответственности. В нем содержатся пошаговые инструкции для каждой должности, делающие рутинные процессы простыми и понятными. Регламентация облегчает передачу полномочий от одного исполнителя к другому. Организация не зависит от «звездных» работников, увольнение которых может затормозить деятельность команды.

При разработке регламента необходимо соблюдать правила содержания. В нем в обязательном порядке должно присутствовать введение, основные положения, другие важные разделы. Чтобы его внедрение принесло реальную пользу организации, регламенты должны создаваться при участии всех сотрудников. Любые правки в данный свод правил вносятся по необходимости.