Чем отличается регламент от порядка, инструкции и положения – сравнение

Содержание регламента

Вся работа нацелена на то, чтобы навести идеальный порядок в компании.

Общие положения и назначение

В этом разделе указывают назначение, применение и ссылки на внутренние нормативные акты организации. Описывают главных участников рабочего процесса: сотрудников, инфраструктуру, оборудование, субъекты производства.

Термины, определения и сокращения

Правильная терминология объясняет подчиненным предметную область. Здесь указывают:

• общие термины;
• термины, которые используют впервые;
• термины, необходимые для раскрытия других понятий;
• сокращения, которые есть в тексте регламента.

Требования, процессы и методы работы

Здесь указывают требования к сотрудникам, описывают правила, методы работы и производственный процесс. Чтобы описать процесс, указывайте: цель, вход и выход процесса, сроки и место выполнения, исполнителей. В подпунктах дополнительно перечислите права, обязанности и ответственность каждого сотрудника. Если пункты раздела не раскрыты, это приведет к ошибкам. В худшем случае – к травмам на рабочем месте.   

Ответственность за работу

Подчиненные несут личную ответственность за выполнение правил регламента. Полное или частичное невыполнение этих правил считают нарушением должностных обязанностей. Работника оштрафуют или уволят, если организации или оборудованию причинили ущерб.

Контроль исполнения регламента

В этом разделе указывают сотрудника, на которого возлагают контроль за выполнением правил регламента. Также пишут средства и периодичность контроля.  

Приложения

В этом разделе пишут дополнительную информацию, которая помогает в выполнении правил регламента. В приложения включают: схемы, таблицы, примеры расчетов, список литературы. 

Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch

Узнать подробнее

Содержание и понятие регламента

Что такое регламент работы? Определения, согласно которым участники процесса будут действовать. Прописывается взаимодействие, отступать от него не следует. Цель — взаимовыгодная работа сотрудников организации. В его рамках уравниваются права и обязанности.

Структура при составлении сложная, но за счет этого участники знают, как действовать согласно закону. Если пунктов много и они не устраивают одну из компаний, требуется разработать новое понимание, устраивающее обе стороны.

Структура:

• указывается общая информация;
• для чего разработан;
• где будет применяться;
• ссылки на нормативную базу;
• изменения и утверждения при необходимости;
• термины, сокращения;
• прописаны требования, методы работы;
• ответственность сторон;
• контролирующие структуры;
• оформление и формирование документов.

Применение и область применения

Инструкция и регламент – два типа документов, которые широко применяются в различных сферах деятельности. Их целью является установление четких правил и регламентов для выполнения определенных действий или процедур.

Инструкция обычно применяется в рабочей среде и используется для описания порядка выполнения определенных задач или операций. Она подробно описывает шаги, последовательность действий и необходимые ресурсы. Инструкция может быть составлена как для конкретного сотрудника, так и для группы сотрудников, выполняющих однотипные операции.

Регламент, в свою очередь, применяется для установления правил и порядка деятельности в организациях или отраслях. Он определяет стандарты и принципы работы, роли и ответственность сотрудников, процедуры контроля и другие основные аспекты. Регламент может быть официальным документом, как например стандарты безопасности, или внутренним документом, который разрабатывается и применяется внутри организации.

Применение инструкции и регламента может быть различным в зависимости от отрасли и конкретной ситуации. Они могут быть использованы в медицине для описания процедур диагностики и лечения, в производстве для контроля качества и безопасности, в образовании для организации учебного процесса и т.д.

Однако, стоит отметить, что инструкция и регламент не являются статическими документами и могут изменяться в зависимости от изменений внешней среды, технологий или внутренних процессов

Поэтому важно регулярно обновлять и проверять их актуальность, чтобы обеспечить эффективность и безопасность деятельности

Административный регламент

Управление государством осуществляется посредством органов государственной власти. Главная цель любого государства – это защита интересов его граждан.

А это подразумевает наличие обратной связи. Это значит, что любому из граждан (или юридическому лицу) могут потребоваться государственные услуги.

Для того, чтобы перечень услуг, порядок их предоставления четко исполнялся, созданы и продолжают создаваться административные регламенты исполнения государственных функций.

Этот процесс в РФ осуществляется в рамках административной реформы, начатой в 2003 году.

Задачи административных регламентов:

1. устанавливать права и обязанности органов власти, в том числе – обязанности и ответственность сотрудников этих ведомств на уровне должностных инструкций;
2. устанавливать сферы, на которые распространяются полномочия органов власти;
3. устанавливать обязательность и способы взаимодействия органов власти между собой в процессе решения каких-либо совместных задач, в том числе в отношении документооборота (это как?) при осуществлении этих процессов (т.е. устанавливать кто и за что отвечает, кто и кому должен передавать документы и т.д.);
4. определять перечень гос. услуг, которые могут быть необходимы для граждан и юр.лиц.

Для чего нужны административные регламенты:

1. для регламентирования действий гос.служащих → для повышения эффективности их работы → для повышения эффективности работы гос.органов в целом;
2. для создания прозрачной схемы предоставления гос. услуг → уменьшение коррупционной составляющей (это как?) в работе аппарата гос.органов.

С каждым годом в работе гос.органов увеличивается роль электронного документооборота (т.е. оборота документов посредством современных электронных средств связи, в том числе – интернета). В связи с этим создан и совершенствуется регламент административного электронного документооборота.

Работа над ЛНА

Стандартизации подлежат также процессы работы над ЛНА – от разработки проекта до передачи на хранение.

Подготовка проекта 

Исполнитель приступает к работе над ЛНА в двух случаях: по собственной инициативе или исполняя задание руководства. Задание может быть изложено в распорядительном документе, поручении, резолюции на письме или записке. Его лучше задокументировать, чтобы рассчитать срок подготовки проекта ЛНА. Что касается инициативы, то ее можно и ограничить. Например, некоторые компании устанавливают в своих регламентах, что инициировать ЛНА может только структурное подразделение статусом не ниже управления.

Согласование 

Проекты ЛНА подлежат обязательному согласованию. Рекомендуется установить не только «универсальный» состав согласующих лиц, но и сроки согласования

Важно, чтобы сроки не противоречили тем, что установлены в уже действующих делопроизводственных регламентах (например, инструкции по делопроизводству)

И состав согласующих лиц, и сроки согласования для ЛНА можно взять из Примерной инструкции по делопроизводству (пп. 4.4 и 4.6 соответственно).

Утверждение

Главное, что необходимо установить относительно утверждения ЛНА в компании, – то, что утверждение возможно двумя способами: лично должностным лицом и распорядительным документом.

Личное утверждение используется, когда ЛНА может быть введен в действие немедленно. Утверждение приказом – когда между утверждением и введением ЛНА в действие нужно еще что-то сделать, например, ознакомить сотрудников, которые будут работать с новым документом, обучить их и т.д.

Рекомендуется применять в организации оба способа утверждения документов.

Регистрация 

Если организация регистрирует свои ЛНА, то правила регистрации тоже устанавливаются регламентом. Необходимо написать, где именно происходит регистрация (обычно это система электронного документооборота), и описать структуру регистрационных индексов.

Ознакомление 

Ознакомление с ЛНА компании организуют по-разному. Существуют книги ознакомления, листы ознакомления, об ознакомлении с иным ЛНА работник расписывается прямо в трудовом договоре. Все нужно привести к единообразию. Пожалуй, оптимальный вариант – это лист ознакомления, который является неотъемлемой частью каждого ЛНА.

Внесение изменений 

За время действия многих «долгоиграющих» ЛНА в них не раз могут вноситься изменения. Порядок внесения описывается в регламенте. Указываются виды изменений ЛНА, обязанность вносить их распорядительным документом, а главное – как внедрить изменения в уже действующий документ.

Отмена 

Каждый ЛНА действует или до своей отмены, или до ликвидации организации. Но большинство все-таки проходят через процедуру отмены. Обычно ЛНА отменяют путем издания распорядительного документа. Об этом нужно упомянуть в регламенте.

Хранение 

Как правило, ЛНА – документы постоянного хранения. После отмены они передаются в архив организации и там проходят полную архивную обработку. Не нужно расписывать подробности – для этого есть специальные ЛНА по хранению. Достаточно сослаться на них.

Предлагаем вам пример инструкции по работе с локальными нормативными актами (Пример 3).

Резюме 

1. «ЛНА об ЛНА» необходим на зрелом этапе жизненного цикла организации, когда все установившиеся процессы регламентируются.

2. В «ЛНА об ЛНА» устанавливаются виды ЛНА, используемые в организации, правила их структурирования и оформления.

3. В «ЛНА об ЛНА» устанавливаются общие правила (независимо от вида ЛНА) подготовки проектов, согласования, утверждения, учета, изменения, отмены, хранения регламентирующих документов организации.

Что общего между ними?

Несмотря на различия в структуре, содержании эти документы неразрывно связаны между собой и не могут существовать друг без друга. Порядок – создает цель, идею, которую необходимо осуществить в дальнейшем

Регламент же расписывает по пунктам осуществление идеи, показывает детальность и важность того, к чему стремится компания, предприятие или государство

Однако следует помнить про то, что оба они технические документы и создаются в силу необходимости. Если грядущие события не несут в себе нужды в документальном подтверждении, то и нет необходимости в создании этих документов. Как правило предприятия сами регулируют необходимость о создании таких документов и как показала практика большинство из них сами могут определить нужду в создании тех или иных положений.

Регламенты могут быть нескольких видов:

1. Административные (применяются для решения государственных дел)
2. Технические (решают вопросы на уровне производственного процесса и чаще всего относятся к деятельности предприятий).

Чем порядок отличается от положения

АДМИНИСТРАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫАдминистративно-организационные документы предназначены для обеспечения решения широкого круга задач управления людьми и экономическими объектами как глобального (межгосударственного и государственного) уровня, так и локального — предприятиями, организациями, производственными коллективами и т.

п.К административно-организационным документам относятся: положения, планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры, инструкции и пр.ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛО, ИНСТРУКЦИЯПоложение — нормативный акт, имеющий сводный характер и определяющий структуру, функции, компетенцию органа или системы органов ( Положение об отделе главного конструктора, Положение о гимназии ), либо порядок их действий в определённых случаях ( Положение о порядке созыва и проведения общего собрания акционеров закрытого акционерного общества ), либо регулирующий совокупность организационных,

Чем отличается

НУЖЕН ЛИ РЕГЛАМЕНТ (СТАНДАРТ, ПОЛОЖЕНИЕ) ПРОСТОМУ ИСПОЛНИТЕЛЮ? – ОПЯТЬ, ДА.

Исполнитель не должен «ломать» голову над тем, что от него хотят – он должен только исполнить регламент. А в случае, если он не может по каким-либо причинам его исполнить – должен доложить своему руководителю.

Таким образом, регламент (стандарт, положение) упрощает внутренние взаимодействия между работниками или подразделениями. По своей сути регламент (стандарт, положение) – это закрепление успешных действий в компании.

Любой регламент (стандарт, положение) должен содержать следующее:

• участники
• распределение ответственности
• правильная последовательность действий – описание процесса
• сроки
• требования к результату
• требования к качеству.

Регламент (стандарт, положение) должен быть предельно простым, понятным и доступным для каждого работника. Оптимальный размер документа – не более 5-6 страниц

Важно, чтобы однажды упомянутый термин использовался на протяжении всего текста (не использовать синонимы). Любое сокращение, применяемое в тексте, должно быть расшифровано

Очень важно, чтобы в регламенте были описаны все шаги – даже если повторяющиеся в процессе работы действия кажутся очевидными.

Одним из важных преимуществ регламентации (стандартизации) являются снижение расходов на подготовку и обучение персонала, минимизация «человеческого фактора» при реализации стандартных производственных операций, минимизация разногласий между сотрудниками, формирование базы знаний – формализация опыта персонала.

Для нас, как для компании, сертифицированной на соответствие ГОСТ ISO 9001, разработка регламентов и стандартов производственной деятельности – строго обязательная вещь.

Именно сегодня, когда в компании идет внедрение нового формата управления процессами, управления деятельностью через призму Ключевых Владельцев процессов (КВП), необходимо пересмотреть все этапы производства и управления на предмет их стандартизации. И при необходимости, разработать новые регламенты и стандарты, которые позволят увеличить эффективность труда, в том числе и управленческого.

Все утвержденные регламентирующие документы компании «ТМС групп» аккумулируются в автоматизированной системе 1С:Документооборот, – внутренние документы – положения. Любой работник, при необходимости, может зайти и ознакомиться с интересующим его документом.

Регламентирующие документы: для чего они нужны

Для того, чтобы внести ясность и определить требования к ожидаемым результатам деятельности, способам их достижения, то есть для того, чтобы определить «правила игры», которые должен знать каждый работник на своем рабочем месте, необходимо разработать документы и управлять ими.

В системе управления любого предприятия в процессе функционирования всегда имеет место большое число периодически повторяющихся функций, процессов, действий по принятию управленческих решений. При этом, как правило, существует множество разнообразных вариантов реализации одного и того же управленческого действия, процесса.

Для того, чтобы внести ясность и определить требования к ожидаемым результатам деятельности, способам их достижения, то есть для того, чтобы определить «правила игры», которые должен знать каждый работник на своем рабочем месте, необходимо разработать документы и управлять ими. В нашей компании такими документами являются, как правило, регламенты, стандарты, положения.

Регламент (стандарт, положение) – это совокупность правил, определяющих порядок работы организации.

2.5.3. Подготовка и оформление совместных документов

Таможенным органом могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, письма).

Совместный документ оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

При оформлении совместных документов указываются полные наименования таможенных органов, организаций, участвующих в подписании документа, которые, как правило, располагаются на одном уровне. Первым указывается наименование инициатора создания документа (таможенного органа или организации).

Наименование вида документа располагается центрированным способом.

Дата совместного документа должна быть единая и соответствовать дате более поздней подписи.

Регистрационный номер совместного правового акта (приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция) состоит из регистрационных номеров акта каждого таможенного органа, организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в акте.

Регистрационные номера совместному письму присваиваются самостоятельно каждым таможенным органом, организацией.

Подписи руководителей оформляются на одном уровне, при этом данные о наименовании таможенного органа, организации включаются в наименование должности, например:

Начальник Северо-Западного Президент АОЗТ «Ломоносовский

таможенного управления фарфоровый завод»

Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия

Подписывается столько экземпляров документа, сколько таможенных органов, организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах таможенных органов, организаций-участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах инициатора создания документа. Правила оформления виз изложены в подпункте 4.3.14 Типовой инструкции.

studfiles.net

ЗАЧЕМ НУЖЕН РЕГЛАМЕНТ (СТАНДАРТ, ПОЛОЖЕНИЕ)?

Если компания не предоставила сотрудникам регламентов работы – это означает, что она разрешила им руководствоваться собственными представлениями о том, что надо, а чего не надо делать. Действия же, прописанные в документе, являются для предприятия основополагающими, на основании которых и строится рабочий процесс.

Основной смысл введения регламентов (стандартов, положений) в компании: донести до работников в простой и доступной форме наше видение выполнения конкретных работ и достижения конкретных результатов. Основная цель – задать правила ведения дел на своем рабочем месте.

Отсутствие гибкости

Многие ответственные лица стремятся к максимальной детализации. Такая ситуация обуславливается незнанием отличий между составлением регламента и описанием реальных производственных процессов. Если стоит задача автоматизации операций, их детализация призвана помощь работникам. Потребность в регламенте возникает тогда, когда в производстве задействовано много людей. Их действия часто дублируются, однако каждый человек трактует ту или иную операцию по-своему. Регламент направлен на снятие разногласий. Следует учитывать, что сотрудники организации должны обладать определенной свободой в действиях, позволяющей принять то или иное решение в зависимости от ситуации. К примеру, клиенту можно ответить незамедлительно, а не по истечении какого-то времени.

Порядок и положение: разница

Порядок и положение – это организационная документация технического характера, которая создается при соответствующих потребностях. Документы дополняют друг друга и обладают многочисленными точками пересечения. Положение может создавать общую основу для определенного направления жизни предприятия или общества, а порядок – описывать тонкости определенных рабочих процессов и создавать акценты на важных моментах.

В порядке присутствует детализация, дополненная конкретными нюансами и техническими аспектами. Положение способно только создавать правовое поле для деятельности и юридических отношений, потому конкретизация обладает меньшей степенью проявления.

Порядок направлен на прямое действие, потому какие-либо дополнительные уточнения уже не требуются, ведь последовательность целенаправленных действий для решения поставленной задачи прописывается изначально. В некоторых случаях порядок содержит в себе дополнительные конкретные моменты: срок.

Порядок может быть составляющей регламента, являющегося одним из самых важных документов любой компании.

Стандартизация деятельности компании или подразделения требует принятия множества документов, каждый из которых отличается определенными особенностями

Чтобы получить требуемый результат, важно учесть все нюансы. Потому многих руководителей и сотрудников фирм интересует, чем конкретно отличается регламент от инструкции

Эти документы имеют много нюансов и особенностей, которые касаются структуры, целей, оформления.

Определение

Чтобы разобраться в особенностях каждого из нормативных документов, рекомендуется проанализировать терминологию.

Регламент

Самое распространенное определение гласит, что регламент – это особый нормативно-правовой акт внутреннего использования, который устанавливает определенный порядок деятельности и описывает внутреннюю организацию.

К примеру, в Российской Федерации есть регламенты для Государственной думы, Генеральной прокуратуры, Совета Федерации и других органов. Так, регламент Госдумы устанавливает порядок ее работы, наличие комитетов, особенности их формирования и упразднения, а также много других вопросов.

Мнение экспертаКарнаух Екатерина ВладимировнаЗакончила Национальный университет кораблестроения, специальность «Экономика предприятия»Еще одно значение регламента затрагивает обозначение порядка проведения некоторых коллективных мероприятий. Это касается конференций, съездов, заседаний, собраний. Такие регламенты принимают внутри организаций. Они действуют постоянно или временно. В частности, одноразовые документы часто используются для однократного проведения мероприятий. Они устанавливают особенности поведения и взаимодействия участников.

Съезды партий, которые проводятся каждый год, как правило, утверждают постоянный регламент. При этом его положения используются при наступлении определенных событий.

Изредка такой термин применяют для обозначения свода определенных правил, которые используются в узкой сфере деятельности. В этом значении регламент не считается нормативно-правовым актом, но тоже применяется для регулирования поведения граждан. Например, зачастую принимают регламенты проведения спортивных состязаний. Их действие касается исключительно участников таких мероприятий. Причем они отличаются ограниченным периодом действия.

Инструкция

Под этим термином понимают правовой акт, который издается государственным управляющим органом с целью установления определенных правил. Они регулируют разные сферы деятельности – организационные, финансовые, технологические или научно-технические.  Инструкции издают различные предприятия, учреждения, организации. Также это могут делать должностные лица и граждане.

Положение

Этим словом называют внутренний нормативный документ, который отличается обобщенным характером и определяет структуру, функции и полномочия одного или сразу нескольких подразделений. Также документ регулирует порядок создания и роспуска временных исполнительных органов и сочетание организационно-трудовых отношений. Положение затрагивает сразу много сотрудников и отличается императивным характером.

В основе положения присутствуют следующие языковые черты:

• применение специальных терминов и слов, которые относятся к канцелярской речи;
• трафаретное изложение текста;
• использование рубрицирования.

Мнение эксперта — Карнаух Екатерина Владимировна- Закончила Национальный университет кораблестроения, специальность «Экономика предприятия»Текст документа делят на главы, пункты и подпункты. При этом главам присваивают определенные названия и номера. В этом случае применяются римские цифры. Для обозначения пунктов и подпунктов используют арабские цифры.

Порядок

Под этим термином понимают документ третьего уровня. Он определяет последовательность выполнения действий в структуре одного процесса.

Изменение № 3. Новый порядок обучения по охране труда

Минтруд подготовил проект порядка обучения и проверки знаний требований охраны труда. Он заменит действующие правила, которые утверждены Постановлением Минтруда и Минобразования от 13.01.2003 № 1/29.

Разработчики предлагают пять видов обучения по охране труда:

• обучение по охране труда внутри организации или в стороннем учебном центре;
• обучение использованию СИЗ;
• обучение оказанию первой помощи пострадавшим;
• стажировка на рабочем месте;
• инструктаж по охране труда.

Планируется, что первичное обучение по охране труда для работников нужно будет проводить не позднее шести месяцев после приема на работу.

• обучение по общим вопросам охраны труда и функционирования СУОТ, которая включает конкретные инструменты и практики;
• обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, если на работников воздействуют вредные или опасные производственные факторы, которые могут привести к профзаболеваниям;
• обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, если есть риск травм;
• обучение безопасным методам и приемам выполнения работ повышенной опасности, к которым предъявляются дополнительные требования по подготовке.

Количество человек, которых нужно будет обучать в сторонних учебных центрах, будет зависеть от общей численности работников и категории риска организации. Так, микропредприятие направит в УЦ одного работника, малое предприятие — трех сотрудников, а среднее предприятие с низким риском — пятерых. Крупная компания с численностью больше 5000 человек, высоким или значительным риском должна будет обучить в УЦ минимум 25 работников и не меньше трех на каждое обособленное структурное подразделение, включая руководителя.

• Что нужно знать при покупке мощных электробытовых приборов кратко

    

• Наука как вид инновационной деятельности кратко

    

• Почему михаил александрович отрекся от престола кратко

    

• Чем отличается механическая клавиатура от мембранной кратко

    

• Что такое проектная деятельность в школе 1 класс

Порядок и положение: понятия

Порядок представляет собой документ третьего уровня. Основной задачей является определение последовательности выполнения действий внутри определенного процесса. Данный документ устанавливает особенности и специфику различных рабочих процессов, являющихся характерными для любой компании.

Положение является сводом норм, которые в обязательном порядке должны быть взаимосвязанными. Предполагается регламентация узкого направления жизни предприятия, общества или государства. Положение используется для определения порядка формирования и обеспечения рабочей деятельности любой организации. Задачей может быть юридическое определение особенностей действий или статуса должностного лица.